Invitat: 
Gina Cruceru, directorul de resurse umane

 

Dincolo de indicatori financiari sau operationali, acum la sfarsit de an, as vrea sa ne povestesti despre toti colegii care s-au mobilizat in acest an greu, au gasit resursele, motivatia de a-si continua lucrul cum au putut mai bine.  Sunt peste 5000 de angajati, care lucreaza in rafinarii, statii, la terminalul marin, in companii de servicii, departamente suport iar specificul muncii lor nu le-a permis tuturor sa lucreze de acasa. Cum a fost acest an din perspectiva unui om de HR?
 

Gina Cruceru: Buna ziua, Mihaela si multumesc pentru invitatia de a sta de vorba impreuna astazi! Ma bucur sa ne reauzim si sa ne revedem chiar daca de data aceasta in spatiul virtual. Provocarile departamentului si ale domeniului de resurse umane in general sunt permanente, insa acest an a adus schimbari nemaintalnite tocmai pentru ca vorbim de o criza sanitara, care a insemnat pentru toti oamenii o nesiguranta de baza, aceea a riscului de imbolnavire. Indiferent de departamentul unei organizatii sau al oricarei structuri, a fost o imensa provocare sa avem grija de noi si sa asiguram imediat conditiile de siguranta pentru toti colegii.

Sa ne gandim ca probabil a fost una dintre cele mai lungi izolari la domiciliu din istoria recenta. Cine si-ar fi imaginat in anii trecuti cand promovam platforma digitala in organizatie cu scopul de a ii creste adoptia ca acest lucru va fi de genul daca-i „musai, cu placere” in 2020. Ce om de resurse umane si-ar fi imaginat acum cateva luni ca testarea impotriva covid-19 va deveni unul dintre procese de rutina din HR.

Aceste luni au fost provocatoare din mai multe perspective, pentru noi toţi: personală, profesională, umanitară, politică şi economică. Întreaga planetă a fost pusă în faţa unei situaţii rare, cu ambiguitate ridicată, aşa că am avut ocazia să ne adaptăm la un nou stil de viaţă si de muncă.

Imi aduc aminte ca la momentul declansarii starilor speciale, compania avea deja implementat un model de lucru WFH, cateva zile pe luna, eram aliniati tendintelor din piata muncii, asadar nu a fost un efort, cu atat mai mult cu cat am avut toata infrastructura digitala si un grad mare de familiarizare cu aceste tool-uri in randul colegilor. Acest lucru ne-a dat un confort si un avantaj mare pentru ca totul s-a desfasurat fara intrerupere.

Am comunicat extensiv, fie ca a fost vorba despre deciziile autoritatilor pe care le comunicam colegilor cat mai repede dupa ce erau emise, sa ii sprijinim in timp real, la aplicarea lor interna, care a insemnat o foarte buna coordonare intre toti managerii, am adaptat toate procesele specifice acestei activitati, recrutare online, induction si training online, am folosit infrastructura digitala a companiei pentru toata activitatea administrativa, am automatizat anumite procese de business, cele care au putut fi automatizate. Pe scurt, a fost atat de neasteptat totul incat ne-a fortat sa fim extrem de creativi si flexibili, sa iesim cumva din zona noastra de confort.

Aproximativ 70% din colegi au asigurat functionarea celor 2 rafinarii si au fost alaturi de clientii nostri in statii, atat in Romania cat si in Moldova, Georgia, Bulgaria si Elvetia, in toata tarile in care Grul. Restul au lucrat de acasa. Sunt sigura ca niciunora nu le-a fost usor, de aceea anul acesta a fost unul special si din acest punct de vedere, sunt impacata cu faptul ca am reusit sa ne coordonam, sa ne intelegem nevoile mai bine, temerile, sa trecem peste momente mai tensionate care apar inevitabil, eu chiar il vad ca pe o lectie de maturitate.  Uitandu-ma retrospectiv, respectul meu merge mai ales catre colegii din prima linie care au lucrat in toata aceasta perioada si carora le multumesc in numele companiei inca o data pentru ca au asigurat resurse de energie pentru Romania intr-o perioada grea pentru noi toti. 



Ai preluat pozitia de Group HR Director in luna mai, in plina pandemie. Crezi ca poate fi ceva peste aceasta experienta a unui pandemii intr-o companie cu peste 5.000 de angajati si  activitati atat de diverse?

Gina Cruceru: Asa este, am preluat un rol nou in plina pandemie si a fost cel putin spus o provocare, nu stiu ce alte surprize ne asteapta dupa acest context unic in istoria de pana acum. Cred insa ca lucrurile nu pot reveni in totalitate la modul dinainte de pandemie si atunci este doar un inceput al schimbarilor si transformarilor prin care vom trece cu totii. Sunt optimista ca suntem la o etapa a dezvoltarii noastre umane care sa ne permita sa construim acest viitor si sa ne adaptam.

Dificultatea cea mai mare a fost generata de lipsa de vizibilitate si cu totii stim cat de greu este sa conduci pe furtuna, cand nu vezi la 2m inainte. Partea buna pentru mine este ca am acumulat o experinta de multi ani in companie, cunosc activitatea si mai ales imi cunosc bine colegii, de aceea am trecut peste aceasta provocare impreuna cu echipa cu care lucrez zi de zi si careia ii sunt recunoscatoare pentru implicare si puterea de care au dat dovada inca o data. Si nu au fost numai ei, ci si toate celelalte echipe din organizatie care s-au mobilizat si implicat exemplar in a furniza solutii la probleme nou aparute si mai ales in a sprijini oamenii din companie: colegii din QHSE, responsabili printre altele de sanatatea si securitatea angajatilor; colegii din cele 2 rafinarii care au reusit impreuna sa finalizeze cu succes revizia generala programata o data la 4 ani care a insemnat sincronizarea si coordonarea a mii de oameni pe cele 2 platforme in plina stare de urgenta si fara niciun caz de covid; colegii din operational care coordoneaza activitatea din statii si care au implementat rapid masuri de protectie; colegii din CSR, financiar, juridic, marketing, PR si comunicare si asa mai departe. Uitandu-ma cum incheiem anul acesta, sunt recunoscatoare ca am reusit sa sprijinim organizatia si sa fim alaturi de colegii nostri chiar daca am fost distantati fizic. Am reusit insa sa fim aproape mereu unii de altii - virtual. Acesta este unul din marile merite ale tehnologiei.



Care au fost principalele masuri luate de organizatie pentru protejarea angajatilor?

Gina Cruceru: Compania a implementat imediat planul de gestionare a situatiilor de criza, iar masura urgenta a fost evident sa protejam angajatii.

La nivelul tuturor subsidiarelor din România, Bulgaria, Republica Moldova si Elvetia, au fost adoptate măsuri pentru protejarea celor care intra in contact cu clientii, a clienţilor şi a spaţiilor de lucru (clădiri administrative, depozite, benzinării, rafinării).

Ne-am aliniat tuturor deciziilor autoritatilor, prin masuri măsuri specifice precum limitarea/anularea deplasărilor în interes de serviciu, limitarea şedinţelor sau organizarea online, anularea evenimentelor interne, igienizarea spaţiilor comune, dotării cu materiale (dezinfectanţii, măşti, mănuşi), am limitat accesul şi am fluidizat căile de acces în acord cu recomandările autorităţilor, am informat angajaţii cu privire la creşterea măsurilor de igiena, conduită şi prevenţie.

Dupa starea de urgenta si cele de alerta, cu masurile specifice, bineinteles ca vanzarile au scazut, pretul petrolului a scazut si marja de rafinare a devenit negativa, ceea ce pentru noi putea insemna masuri drastice pentru reducerea costurilor. Cu toate acestea, managementul companiei a avut o abordare matura si echilibrata, a inteles ca aceasta perioada va trece si ca vom continua operatiunile cu aceiasi oameni care sunt acum in organizatia noastra si ca este responsabilitatea noastra sa protejam joburile si sa mentinem sentimentul de siguranta, prin pastrarea celor mai multe dintre beneficiile acordate, dar si prin initiative noi, care sa ne ajute sa treacem mai usor prin aceasta perioada.

Este foarte important acest aspect, ca intr-o situatie de criza, atat de grea, sa facem tot posibilul sa eficientizam costurile, sa lucram cat mai multe scenarii de optimizare a costurilor, dar sa avem echipa interna care sa ne ajute sa trecem si peste aceasta provocare. Cei mai multi dintre colegii mei au trecut prin multe astfel de momente dificile, avem in ADN-ul companiei un anume fel de curaj si mod de adaptare la situatiile dificile. Rompetrol inseamna reprezentanti ai tuturor generatiilor active pe piata muncii, oameni care lucreaza de peste 40 ani in rafinaria Petromidia si care practic si-au petrecut toata viata profesionala alaturi de companie si chiar generatii ale aceleiasi familii lucreaza la noi.

Avem o responsabilitate foarte mare fata de acesti oameni. Suntem siguri ca mentinerea locurilor de munca are un impact semnificativ pe piata locala a muncii, ofera o stabilitate acestui sector, dincolo de taxe platite la bugetul de stat.



Ai mentionat anterior ca departamentul de HR a comunicat mult in aceasta perioada, care au fost principalele directii si proiecte implementate pentru angajati?

Gina Cruceru: Pentru mine a fost foarte important sa comunicam rapid si transparent, sa luam masuri de protectie imediate, cand majoritatea inca nu constientiza pericolul si apoi sa tinem aproape de organizatie, chiar daca am vorbit de distantare fizica. Eforturile managerilor s-au vazut si au reusit sa sa se conecteze cu echipele la nivel virtual astfel incat sa nu existe intreruperi in activitate.

Pe lângă implementarea măsurilor impuse de autorităţi, ne-am dorit să fim aproape de colegi şi să îi susţinem astfel încât să îşi poată desfăşura activitatea în continuare şi cu rezultatele aşteptate. Cand vine vorba de directii de protejare, mă refer în principal la protejarea joburilor până în prezent, dar sperăm că şi pe viitor, la comunicare, la mesaje de mulţumire şi încurajare, seminare online, webinare fara constrangeri geografice, am putut aduce colegi din diferite zone ale tarii si chiar diferite tari,  ma refer la  sprijin medical, cursuri introductive online, participarea la sesiuni cu studenţi şi absolvenţi, implementarea unui chatbot de resurse umane dedicat, care sa raspunda la anumite intebari legate de contextul pandemiei, legate de felul in care lucram de acasa.

Chiar din prima saptamana de work from home din martie, am organizat sesiuni online de tips & tricks in ceea ce priveste organizarea muncii la domiciliu si am pregatit ghiduri utile pentru a ne sprijini colegii. Inclusiv sesiune online cu un specialist in organizarea si eficientizarea spatiului de acasa astfel incat sa fie cat mai potrivit pentru noul model de lucru exclusiv de acasa pentru o parte din colegi.

Initiativa a fost apreciata de colegi mai mult decat ne asteptam. Am incurajat constant prin echipa de colegi care gestioneaza activitatea de HR la nivel de activitate intalnirile saptamanale cu echipele din business, discutii online cu camera video pornita astfel incat sa mentinem  conectarea echipelor. Abordarea responsabila a acestei crize umanitare a insemnat pentru noi sa analizam toate nevoile pe care angajatii nostri ar putea sa le aiba in aceasta perioada, si am observat ca ele sunt mult diferite fata de anul trecut – back to basics, sanatatea fizica si mintala, protectia familiei, securitatea jobului, scoala online a copiilor, samd.

Am incercat sa adresam fiecare dintre aceste nevoi prin facilitarea testarii COVID, acces la servicii medicale online, discutii cu psihoterapeuti, discutii cu medici din prima linie care au impartasit experinta din teren, cu profesori experti in tehnici de invatare online, programe precum Internship, un program pe care il desfasuram deja de 20 de ani, s-a intamplat anul acesta intr-o mare parte online , podcasturi pe subiecte de interes, business talks cu managementul organizate de colegii nostri din departamentele de comunicare interna si PR. Toate acestea au ajutat. (min 19:20)

Pe langa comunicarea directa sau prin telefon cu colegii, pe langa e-mail, platforma yammer pe care o avem implementata de mai multi ani si care este platforma noastra de comunicare interna, am adaugat un nou canal de comunicare inovativ si interactiv – Chatbot-ul de Resurse Umane mentionat anterior.

Disponibil 24/7, la un click distanţă, angajaţii noştri au avut acces rapid la informaţii utile, centralizate din mai multe surse, şi răspunsuri la întrebări privind situaţia actuală, pe teme precum muncă, procese de resurse umane, modificări legislative emise de autorităţi actualizate la zi, noutati din sfera serviciilor medicale oferite si a optiunilor de wellbeing.

Cu scopul de a-i ajuta pe colegii nostri sa navigheze mai uşor această perioadă dificilă şi de a ne aduce mai aproape unii de ceilalţi, dezvoltarea acestui nou instrument de comunicare a fost rezultatul colaborării mai multor echipe din Rompetrol, un rol important avand colegii responsabili de sanatatea si securitatea in munca. Safety first! Fiecare perspectiva a colegilor nostri din alte departamente a contat foarte mult pentru a intelege cat mai mult din realitatea si provocarile fiecarui angajat.



Este suficient sa fii un bun angajator?

Gina Cruceru: Pe langa comunicarea cu angajatii, am considerat important sa ramanem aproape de comunitatile din care facem parte si aproape de studentii dragi noua. Am observat in discutiile cu ei ca studentii in ultimul an de studiu erau ingrijorati ca finalizeaza studiile intr-un moment in care oportunitatile profesionale sunt limitate si ca nu se vor putea integra pe piata muncii. Am ales sa ne adaptam toate initiativele adresate studentilor la realitatea online si sa ramanem aproape de ei prin webinarii pe subiecte de interes, si chiar continuarea programului nostru traditional de internship intr-o versiune predominant online in urma careia am avut 55 de interni si am angajat 20.

Tot in directia de a construi in comunitatile in care activam, am spriijinit sistemele de sanatate si comunitatile locale in toate tarile in care activam si aici ma refer concret la diverse donatii de sume si echipamente catre sistemele de sanatate, combustibil pentru sistemul medical, campanie de donare de sange, paturi speciale de spital. Vad pe masura ce trec anii cat de important este ca angajatorul tau sa se implice in comunitatea in care activeaza si sa contribuie, mai ales in momentele-cheie.



Care sunt abilitatile si comportamentele care au adus contribuit major in acest an la buna functionare a organizatiei.

Gina Cruceru: In primul rand, s-a dovedit de un real ajutor rezilienta, rezistenta la stres, despre care am auzit multe vorbindu-se, nu am fi putut trece prin revizia generala fara astfel de comportamente.

Colaborare in cadrul echipei si aici suntem chiar mandri de colegii nostri care au reusit sa-si consolideze echipele chiar si digital, a fost o mare provocare pentru multe echipe, dar am si vazut cu satisfactie ca le-a reusit.

Un alt element important este creativitatea, nu am fi reusit sa facem “Internship 2020” daca managerii nostri nu ar fi avut deschiderea de a gasi solutii alternative si de a face lucrurile diferit, implicand astfel o mare doza de creativitate. Cred ca acestea 3 sunt comprtamentele cele mai apreciate in 2020.



2020 a fost un an greu pentru toata lumea si auzim frecvent vorbindu-se despre provocarile acestui an. Consideri ca au fost si oportunitati in aceasta perioada?

Gina Cruceru: Cu siguranta. Dincolo de provocari, a fost un prilej pentru introspecţie, pentru conştientizarea relaţiilor esenţiale, a priorităţilor şi a obiectivelor profesionale şi personale. Am realizat că putem fi recunoscători pentru ce luăm adesea ca un dat: sănătatea, natura, resursele pe care le consumăm, colegii dispuşi să ne sprijine sau echipa unită.

Mai departe, putem capitaliza pe acest salt calitativ, conştientizând avantajele aduse de acest context care pot opera în favoarea noastră chiar şi pe termen scurt şi mediu. Poate este momentul să acceptăm că lucrurile nu vor mai fi niciodată la fel şi că noua normalitate presupune reguli noi şi e nevoie de adaptabilitate crescută. Adaptabilitate inseamna si sa recunoastem ca e nevoie de noi abilitati pentru viitor si ca aceasta complexitate a lumii in care traim ne solicita ca angajati sa fim pregatiti si pentru schimbari majore in cariera, pentru  reconversie profesioanala si chiar reinventare continua pentru a ne mentine relevanti pe piata muncii.  Acesta este motivul pentru ca am ales sa investim mai departe in anul 2020 in programul pentru dezvoltare a managerilor, tocmai am avut festivitatea de inchidere online pentru promotia 2019-2020, 130 de absolventi. Scopul acestui program este de a dezvolta talentul din organizatie si a pregati managerii nostri pentru a fi manageri mai buni in jobul actual sau sa conduca echipe pe viitor.

Contextul actual per total a imprietenit oamenii cu tehnologia. Spre exemplu, inductia noilor angajati. In momentul in care am mutat-o din birou in online a crescut participarea si implicarea managerilor din diferite zone geografice si de business si a facilitat exponential impartasirea de cunostinte si experiente.

Am aflat pe propria piele că tot ceea ce poate fi facut online va fi făcut online, dovada vie experienţa noastră din ultimele luni. Uite, chiar si discutia noastra de acum.



Care sunt prioritatile HR pentru 2021?

Gina Cruceru: Engagement-ul oamenilor din organizatie, daca nu era pana acum, devine element central si managerii directi sunt parte critica din co-design-ul programelor dedicate angajatilor si care au ca obiectiv intarirea comunitatii si atingerea obiectivelor de business.

In 2021 avem in plan implementarea unei solutii de pulse survey care sa ne permita sa luam continuu pulsul organizatiei si sa fim in permanenta conectati la nevoile dinamice ale angajatilor in toate tarile in care activam. Pentru echipa de conducere este critic sa stie cum se simt angajatii in noul mod de lucru, mai ales ca engagementul este din ce in ce mai greu de intretinut si oportunitatile de crestere si dezvoltare in cadrul echipei sunt usor ingreunate de noul mod de lucru.

Prioritatile includ de asemenea redesign organizational si regandirea anumitor procese, deja inceput in 2020, in acelasi timp dezvoltarea continua a liderilor din organizatie, re-skilling, stabilizarea modelului nou de lucru hibrid care implica impartirea saptamanii de lucru intre lucru de acasa si de la sediul companiei , care cuprinde si tehnologie integrata  de tip desk sharing,  hoteling, astfel incat angajatii sa poate sa utilizeze eficient resursele companiei. Bineinteles ca nu toate joburile sunt eligibile pentru lucrul exclusiv de acasa, insa o proportie mare a joburilor se inscriu in categoria de mijloc careia i se va aplica noul mod de lucru hibrid.

Vom avea in continuare colegi care vor lucra in permanenta de la sediul companie, cat si de la puctele de lucru cum sunt sunt rafinariile, statiile sau depozite.  Va trebui sa ne insusim anumite comportamente, sa ne consolidam anumite reflexe in ceea ce priveste noul mod de lucru, sa ne redefinim rutina zilnica, dar mai ales sa investim incredere si optimism in capacitatea organizatiei de a rezista la cursele de anduranta, asa cum a fost 2020.